Jak wykorzystać doświadczenia użytkowników w projektowaniu biur?

Jak dopasować aranżację biura do potrzeb różnych pokoleń pracowników?

Jeżeli chcemy kreować pozytywny wizerunek naszej organizacji, musimy przede wszystkim pamiętać o spójności. Często zapominamy o tym, że ludzie funkcjonują w różnych rolach społecznych, więc osoby, które są naszymi klientami, używają produktów firmy, mogą pewnego dnia przystąpić do procesu rekrutacyjnego i stać się naszymi najlepszymi pracownikami – mówi Marta Badura, konsultant ds. badań i rozwoju przestrzeni pracy w Grupie Nowy Styl. Kiedy ludzie oceniają organizację, patrzą na nią z perspektywy różnych ról społecznych. Więc jeśli jestem kandydatem do pracy, który ma złe doświadczenia z rekrutacji, prawdopodobnie nie zostanę klientem tej firmy i nie kupię jej produktów, ze względu na negatywne doświadczenia. Dlatego właśnie to spójność w doświadczeniach jest jednym z najważniejszych aspektów budowania marki – dodaje.

Coraz więcej firm rozumie, że projektując dowolny produkt czy usługę, konieczne jest wzięcie pod uwagę ludzi, którzy będą się z nimi bezpośrednio stykać. Ich doświadczenie pozytywne bądź negatywne będzie budować obraz organizacji wśród potencjalnych klientów, partnerów biznesowych czy pracowników. Dlatego też produkty i usługi, projektowane procesy i przestrzenie muszą uwzględniać potrzeby, pragnienia i możliwe problemy użytkownika.

Patrząc na aspekt przestrzeni biurowej nasuwa się myśl, że obecnie nieruchomości to już nie tylko nieruchomości. Biuro to przede wszystkim ludzie. Kamil Tyszkiewicz, Director Advisory & Transaction Services CBRE uważa, że nie należy obawiać się zaangażowania pracowników w proces zmiany biura. Jeśli myślisz o nowym biurze, nowych możliwościach, wsłuchuj się w swoich pracowników. Oni są najlepszymi doradcami, jakich możesz mieć. Możesz wykorzystać całą wiedzę i doświadczenia swoich ludzi, by stworzyć możliwie najlepszą przestrzeń do pracy i przeprowadzić proces relokacji z sukcesem – przyznaje.

Projektowanie z myślą o użytkowniku i angażowanie go we współtworzenie przestrzeni staje się coraz bardziej powszechne. Potwierdza to Karolina Manikowska, dyrektor Działu Badań i Konsultingu Przestrzeni Pracy Grupy Nowy Styl. Koncentrujemy się na koncepcji human centered design, więc kiedy wprowadzamy nowy produkt, mamy na myśli jego użytkownika i rolę, jaką produkt ma pełnić. Podobnie jest kiedy aranżujemy biura. Myślimy o tym jak pracownicy będą z niego korzystać, jakie aktywności będą w nim wykonywać. Dlatego też user experience jest kluczową kwestią w projektowaniu biur.

Czym zatem w praktyce jest office user experience? Karolina Manikowska przekonuje, że jest to pojęcie szerokie. Może to być np. #OfficeVR, aplikacja która pozwala doświadczyć przestrzeni biurowej – ludzie przenosząc się do świata wirtualnego, mogą sprawdzić, jak będą czuć się w nowym biurze. Innym przykładem może być nasze doradztwo, czy też warsztaty design thinking, które organizujemy dla klientów. Podczas takich warsztatów u jednego z klientów okazało się, że to z czego pracownicy są najbardziej dumni, to silna marka firmy i jej produkty. To właśnie na podstawie rozmów z pracownikami zdecydowaliśmy się odzwierciedlić branding firmy w projekcie nowego biura. Dodaliśmy wiele elementów, które silnie nawiązywały do marki, wartości i produktów firmy.

User experience to również może być coś bardzo prostego jak np. testowanie przez pracowników mebli i krzeseł, kiedy to pyta się ich o zdanie, prosi o ocenę. Michał Tarnowski, regional manager Randstad zauważa, że pracodawcy powinni zwracać uwagę na to co czują i myślą ich pracownicy. Często na doświadczenia i odczucia wpływa przestrzeń, w której funkcjonujemy. Ważne jest, czy pracownicy lubią miejsce w którym spędzają co najmniej 8 godzin dziennie, czy lubią przestrzenie w których spożywają posiłki i spotykają się ze znajomych z firmy. Oczywiście to tylko jedna strona. Istotne dla pracowników również są aspekty związane z przywództwem, sposobem zarządzania, codziennymi obowiązkami, jednak wątek biura i przestrzeni staje się coraz ważniejszy.